山东财经大学实物档案暂行管理办法

第一章 总 则

第一条为适应学校信息化建设需要，进一步规范学校电子文件的归档与管理工作，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法所称学校电子文件，是指学校从事教学、科研、党政管理等活动中形成多种类型的，在数字设备及数字环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等数字载体，依赖计算机数字设备阅读、处理和提供利用，并可在通信网络上传送的数字格式文件。

第三条基本术语解释

（一）归档电子文件：指具有参考和利用价值并应作为档案保管的电子文件。

（二）电子档案：指归档保存在档案部门并作为档案提供利用的数字格式文件。

（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据：指描述电子文件信息属性的数据，包括文件的格式、形成时间、责任者、编排结构、应用程序（包括文件处理系统、字处理和图形处理工具等）以及字符集等基础数据。

（五）逻辑归档：指在网络计算机上执行，不改变原电子文件的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限移交给档案馆的工作过程。

（六）物理归档：指把电子文件从原来的系统中提取出来，以集中管理的方式保存到新的可脱机保存的存储设备或数字载体上，向档案馆移交档案的过程。

（七）真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致，需经技术鉴定后进行确认。

（八）完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等完整无缺，需采用技术方法进行核对。

（九）有效性：指电子文件应具备的内容可读性、信息可被利用的特性，包括信息的可识别性、存储载体的可靠性、完好性及兼容性等。

（十）迁移：指将原系统或原载体中的电子文件向目的系统或载体进行转移存储的方法与过程。

第二章 管理体制和职责

第四条电子文件的形成、处理、收集、整理、归档等工作，由电子文件形成单位负责，应将电子文件移交到档案馆前的工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条电子文件形成单位配备的电子文件管理人员，应具有较高的政治觉悟、业务能力和网络计算机技术能力强，负责电子文件的收集、整理、归档和移交等工作。

第六条学校档案馆对电子文件的形成、处理、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程监控与管理。

第七条学校档案馆应对接收的电子档案实行集中统一管理，配备电子档案管理的存储设备、档案管理信息系统和综合素质高的信息技术人员，确保电子档案的安全存储与有效利用。

第八条学校应加强对电子档案管理人员的培训，提高他们对电子档案管理的业务素养、管理技能和对计算机、网络及管理信息系统的操作能力，充分开发和利用学校的电子档案信息资源。

第三章 电子文件的积累与收集

第九条电子文件形成单位应对具有查考利用价值的电子文件定期制作备份，并及时拷贝到脱机保存的载体上，标明文件名称、类别、形成时间，存入专用装具内妥善保管。采用物理归档方式移交到档案部门后的电子文件，仍需要在移交单位保留一年后方可删除或销毁。

第十条收集积累的电子文件类型

（一）电子文件信息类型

需要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式，收集用Word、Excel、PowerPoint等文字处理工具生成的电子文件，归档后档案管理部门要用软件转为通用格式保存。

2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8.计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

（二）电子文件载体类型

存储电子文件的主要载体有光盘、磁盘、磁带、闪盘、硬盘、网络存储器等类型。

第四章 电子文件的归档与鉴定

第十一条电子文件归档范围

学校电子文件的归档范围参照学校纸质档案归档范围进行确定。各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，均属于电子文件的归档范围。

第十二条电子文件归档

电子文件的归档时间参考纸质档案时间，重大活动等特殊电子文件应实时归档。电子文件归档过程可以先做逻辑归档，再实施物理归档，也可以直接进行物理归档。

（一）实施电子文件逻辑归档的基本要求

1.电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明。

2.档案馆电子文档管理人员要会同各单位设定归档电子文件的查询权限。

3.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

4.局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

5.电子文件归档后，各单位要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

6.各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作和数据更新记录。

（二）实施电子文件物理归档的基本要求

1.各单位兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本单位电子文件管理人员共同制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。

2.电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。

3.各单位办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上，载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

4.特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

第十三条电子文件鉴定

电子文件鉴定工作应在档案馆业务指导人员会同电子文件形成单位的工作人员协同开展。

1.电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案馆。

2.电子文件的归档范围参照《山东财经大学档案管理办法》关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

3.电子文件保管期限和密级的划分工作应参照《山东财经大学档案分类办法》关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

第五章 归档电子文件的移交与接收

第十四条电子文件的形成部门应定期将归档的电子文件移交到档案馆集中保存，可以采用网络传输和数字载体方式进行移交。重要的电子文件在移交前应做纸质拷贝。

第十五条档案馆接收归档的电子文件时，要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格的方可办理移交手续。对于网络归档的电子文件，档案馆应及时做好载体备份。

第十六条接收载体归档的电子文件时，应重点检查以下项目：

1.载体有无划痕，是否清洁；

2.有无病毒；

3.核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

5.对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填写《山东财经大学归档电子文件登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由校档案馆保存。

第六章 归档电子文件的整理

第十七条档案馆应按照电子档案管理方法对接收进馆的电子文件进行分类、整理和编目。

（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

（二）电子文件的分类方案按《山东财经大学档案分类办法》编制实体分类号。

（三）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。

存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

文件格式代码为：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；D-数据库文件；P-程序文件等。

电子文档编号方案为载体编号—文件件号。

（四）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目包括：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

第七章 电子档案保管、统计与利用

第十八条档案馆接受的电子文件一式两套存储于不同的载体，一套查阅利用，一套备份。

第十九条以载体保存的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。

第二十条电子档案的复制与迁移分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第二十一条磁性载体上的归档电子文件、需抢救的光盘应及时复制。

第二十二条保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。

第二十三条提供网络化利用的电子档案应随着档案管理信息系统功能的扩充及其设备的更新，及时做数据迁移和转换。

第二十四条归档电子文件的利用

（一）利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第二十五条电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销毁，需请学校档案工作领导小组审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。

第二十六条属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十七条档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第八章 附则

第二十八条本办法未尽事宜，参照国家有关电子的标准与规定。

第二十九条本办法由山东财经大学档案馆负责解释。

第三十条本办法自发布之日起施行。