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档案馆(校史办公室)概况
2016-08-29
  

历史沿革】山东财经大学是20114月由原山东经济学院和原山东财政学院合并组建而成。201111月,在原山东经济学院院长办公室档案科、校史办公室和原山东财政学院院长办公室档案科的基础上成立了山东财经大学档案馆(校史办公室),正处级建制。

队伍建设】档案馆(校史办公室)现有专职档案管理人员9人。其中,馆长1人、副馆长2人,校史办公室人员1人,档案业务人员5人;高级职称1人,副高级职称5人,中级职称3人。学校各个部门、学院设兼职档案员(共70多名),形成了学校、档案馆、各部门(单位)、学院档案工作网络。

馆舍情况】学校档案馆(校史办公室)馆舍建筑面积1000多平方米,其中档案库房4个,面积为680平方米。原山东经济学院档案和山东财经大学档案在燕山校区图书馆楼库房存放,原山东财政学院档案在舜耕校区办公楼库房存放。档案库房、阅档室、办公室三分开。

馆藏情况】山东财经大学档案馆(校史办公室)建有山东经济学院、山东财政学院和山东财经大学3个全宗,设置党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、专题12大类,现有馆藏档案58464卷。1994年以前,在党政分开立卷的原则下,按照“年度问题”相结合的立卷方法立卷,1994年开始实施国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》。案卷立卷质量标准、规范,不同门类、不同载体和不同保管期限的档案分别排列,科学有序,整齐划一。全宗卷内容完备,接收档案手续严格,及时、准确填报年度档案统计报表。

机制建设】学校档案工作由校长领导,1名副校长直接分管。学校成立了以分管副校长为组长、档案馆馆长为副组长的档案工作管理委员会。学校各部门各单位明确1名负责人分管本部门单位档案工作。将档案工作纳入各部门各单位和兼职档案员岗位职责,确保兼职档案员完成档案工作必需的工作时间和条件,并作为年度工作考核的一项重要内容,督促兼职档案员将本部门单位应归档的文件材料定期向学校档案馆移交。专职档案人员按照有关档案归档管理办法和档案业务规范以及学校规定的各类档案归档时间及时督促、指导各部门单位预立卷,使各类档案在每年的6月底前基本完成立卷归档,保证档案及时归档和档案齐全、完整、准确。

制度建设】学校始终坚持依法治档和规范化管理,以《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案工作法律法规为依据,在深入学习调研的基础上,结合学校实际,制定了《山东财经大学档案管理办法(试行)》《山东财经大学人物档案暂行管理办法》《山东财经大学实物档案暂行管理办法》《山东财经大学档案分类办法》《山东财经大学重大活动档案及时归档的通知》《山东财经大学档案库房管理制度》《山东财经大学档案库房安全制度》《山东财经大学档案保密制度》《山东财经大学档案鉴定、销毁制度》《山东财经大学档案资料借阅制度》《山东财经大学档案统计制度》《山东财经大学办理学生成绩单、入学证明、毕业证书、学位证书证明管理办法》《山东财经大学兼职档案员工作制度》《山东财经大学电子文件归档管理暂行办法》《山东财经大学实物类档案归档范围和保管期限表》等规章制度,完善了档案的收集、整理、保管、销毁、统计、借阅、利用及档案库房管理等各项规定,使档案工作从形成到销毁有章可循、有法可依并始终处于良性运行状态中。学校坚持“四同步”要求,即在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

信息化建设】山东财经大学档案馆(校史办公室)已实现全校各门类的电子档案材料与纸质档案的同步收集、整理、归档等工作;2014年档案馆(校史办公室)增加了电子档案存储设备、数据对接系统和档案信息发布系统等硬软件设施,开通了电子档案查询发布系统,使我校基本上具备了档案信息化的基础条件;档案馆注重加强档案馆网站的运行的维护工作,逐步完善网站内容;接受并使用校友捐赠的恒安光存储设备,使存量数字档案得以备份,增强了存量数字档案的安全性;加强对兼职档案员的辅导,通过档案工作通讯QQ群、电话联系和面对面辅导,指导督促70多名兼职档案员做好电子档案材料的网上远程归档工作,提高了学校档案信息化水平和档案工作效率。

档案征集】近年来,随着学校的发展和档案管理的逐步规范,档案征集数量逐年增长。2017年,档案馆(校史办公室)督促、指导并接收纸质档案近3000卷;对遗留老照片、书画档案的整理工作,按照照片中反应出的场景、人物等因素,进行认真的考证,落实时间、人物和事件,制作图片文字说明,购置专门的相册装入;采访老校友、老教工、教工家属以及有关校史知情人物近百人,有些人物曾多次上门采访。征集校史老照片161张,采访录制口述校史资料25小时20分钟。并对采访录音资料进行了整理和剪辑,对征集到的校史老照片进行翻拍洗印,对老照片的翻拍洗印复制件和扫描电子件进行整理和归档,为学校的档案利用、校史编研和文化传承创新提供了珍贵的资料。

档案保管】学校加大投入,完善硬件,档案保管条件显著改善。配置了档案柜、计算机、打印机、扫描仪、复印机、去湿机、切纸机、装订机、灭火器、防盗门、防虫剂、温湿度计等设备,完善档案库房防火、防潮、防虫和防光等保管设备。库房重地,非工作人员一律不允许入内,档案馆各库房钥匙有专人保管。定时对档案库房进行扫尘、翻晒、防虫、防鼠、防潮等工作。对库房进行定期检查,使整个档案无霉变、虫蛀现象发生。建立档案收进、移交、保管、利用等统计台账,做到数字准确,账实相符,运转规范。

档案利用】档案馆编制《案卷目录》《全引目录》《专题目录》《文件字号索引》《案卷存放索引》等检索工具,为档案查阅利用提供条件。改进服务方式,设立了“档案查询网上预约”平台,方便了查阅档案,提高了服务效率。档案馆(校史办公室)每年为学校、师生及社会各方面提供了大量查询利用服务,为学校和社会发展做出了积极贡献。

档案编研】根据学校中心工作,档案馆(校史办公室)充分发挥资源优势,承担了《山东财经大学校史》(山东经济学院卷)的编写和校对工作。201310月《山东财经大学史》出版发行。20133月,学校启动年鉴编纂工作,档案馆(校史办公室)承担了《山东财经大学年鉴》编纂任务。20147月,学校第一部年鉴——《山东财经大学年鉴》(2013)正式出版。201412月,《山东财经大学年鉴》(2014)出版。《山东财经大学年鉴》(2015)、《山东财经大学年鉴》(2016)正在出版过程中。

获奖情况199811月,在全省科技事业单位档案工作目标管理达标定级考评中,原山东经济学院和山东财政学院均被确定为省一级单位;200411月,在全省档案管理考核中,两校档案室均被确定为省一级档案室等次;20106月,在山东省教育厅和山东省档案局对全省高校贯彻落实教育部“27号令”情况档案工作检查中,两校均被确定为全省高校档案工作优秀单位;2011年,《山东财经大学档案管理工作的调研报告》获得全省教育系统优秀调研成果奖三等奖;2013年,获山东财经大学三八红旗集体;2016年,获山东财经大学内部治理结构现代化专题调研一般课题一等奖。

怀恩前行】山东财经大学档案工作的进展,浸透着学校历代档案工作人员的心血,凝聚着省内外高校档案馆同仁的智慧,体现着学校和社会各界的关心和支持。未来的路还长,诸多的不足还有待于完善。我们心怀感恩,脚踏实地,砥砺前行。

 

 

 
 

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