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档案管理软件使用说明
2011-02-28
  

 

一、登陆

用户首先进入山东财经大学档案馆网站,在网站首页左边栏点击:“档案管理”,如图:                                              

进入档案管理系统登陆界面,如图:

输入用户名及密码,点击“登陆”,进入系统。

 

二、录入案卷

进入系统后,出现界面(以人事处为例),如图:

 

点击“人事”,进入下一界面后,点击界面左边栏左上角“添加案件”,如图:

点击完“添加案卷”后,出现如图所示:

分别填写:

一级目录:案卷年份

二级目录:参照《山东财经大学档案分类办法》(前期不熟悉,可以档案馆沟通)

实体分类号:“一级目录”-“二级目录”

案卷/盒号:案卷顺序号(如1、2、3等)

正题名:案卷名称(兼职档案员拟定,按王老师讲的标准)

副题名:实体分类名(档案馆提供,每年固定)

附注:类别(第一年档案馆提供,每年固定)

页数:案卷总页数

起止时间:案卷文件中颁发的最早时间及最晚时间

归档单位:学校名称

主题词:自动生成

依次填写完毕后,点击“保存”,添加案卷成功。

 

三、添加卷内文件

点击界面 右上角“添加文件”后,出现界面:

 

 

分别填写:

一级目录:文件年份

二级目录:参照《山东财经大学档案分类办法》(前期不熟悉,可以档案馆沟通)

实体分类号:“一级目录”-“二级目录”

案卷/盒号:案卷内文件顺序号(如1.0001、1.0002等)

正题名:案卷内文件名称

第一责任者:发文单位

页数:案卷内每份文件的第一张所在页数

起止时间:案卷中文件的发文时间

主题词:自动生成

文号、图号:案卷中文件的发文编号

依次填写完毕后,点击“保存”,添加案卷中的文件成功。

 

 

 

 

 

四、上传电子文件

添加完案卷和文件后退出,会出现如图界面:

点击“全文”下对应的相关符号,进入界面,如图:

分别填写:

选择文件:点击“浏览”,选择文件在电脑中的保存位置

文件题名:文件的名称

上传方式:选择“上传整个文件”

提取全文:选择“将附加内容追加到全文”

填写完毕后,点击“上传”,上传成功后,会出现如图所示:

 

五、修改录入信息

如输入完毕后发现输入有误,可进行修改,点击如图中“编辑”下想修改的文件对应的符号,进入修改界面即可:

六、修改密码

进入系统,在中上方有界面如下:

点击“系统设置,出现界面:

点击“用户管理”,出现如下界面,进行修改:

 

 

 
 

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