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关于2015年度文件材料整理归档的通知
2016-03-02
  

 

各部门、单位:   

    根据《中华人民共和国档案法》《山东省档案管理条例》《档案管理违规违纪行为处分规定》《山东财经大学档案管理办法》等法律法规和规章制度的要求,我校将启动2015年文件归档工作。各部门、各单位要认真做好本部门、本单位文件材料收集整理,于2016年4月底完成归档工作,现将有关事项通知如下:

    一、归档范围

    (一)2015年1 月1日至12月31日间,学校在党政管理、科学研究、教学管理(包含2014年9月至12月31日期间的文件)、学科建设、合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料(含电子文件)。

    (二)2015年毕业生(研究生、本科、专科、成人教育毕业生)的录取大表、学籍登记表、在校成绩(包括二专业)、毕业登记表、学位登记表、研究生学位申请表、审批表等(含电子文件)。

    (三)2015年度学校重大活动、基建项目、科研项目形成的文件材料、图表等(含电子文件)。

    二、归档要求

    (一)明确职责,部门立卷。随着学校改革、发展,各单位职能均有所调整。请各部门、各单位根据学校档案管理办法及各项要求,结合自己的职责,审定本单位文件材料,并按要求组织好本单位文件材料的整理、录入、归档工作。做到所有应归档的文件材料按要求做好档案移交目录,尽快归档。任何单位和个人,不得将应归档材料据为己有,或延滞不归(请认真阅读《档案管理违规违纪行为处分规定》,见档案馆网站)。

    (二)提高质量,齐全完整。各部门、各单位要进一步提高文件归档质量,做到归档文件齐全、内容完整。要注意检查重要文件是否有相应的标识(例如加盖单位印章、领导人或经办人签字)、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合归档要求等,确保归档文件内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档。

    (三)各种载体,一并归档。各部门、各单位要加强电子文件、声像材料的收集归档力度。除纸质载体外,要注意其他载体形式文件材料的收集、整理。可以光盘、磁盘(带)、照片等形式进行物理归档。

    三、联系方式

    燕山校区:

联系电话:63590;联系人:吕老师;联系地点:燕山校区图书馆楼202房间。

    舜耕校区:

    联系电话:77805;联系人:方老师;联系地点:舜耕校区办公楼313房间。

    各部门、各单位在办理档案实体移交手续时,请提前与档案馆联系,以便协调安排。

 

                                     山东财经大学档案馆

                                           2016年3月1日

 

 
 

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