为适应我校信息化建设和档案事业发展的要求，提高学校档案管理的现代化水平，充分发挥学校档案信息资源的服务作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《全国档案信息化建设实施纲要》、《中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》（中办发〔2004〕34号）等文件要求，结合学校实际，制定本规划纲要。

一、指导思想

以《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作"十五"发展规划》为指导，紧紧围绕学校中心工作，以档案信息化建设为重点，以档案信息资源开发利用为目标，努力提高我校档案信息化水平，逐步实现学校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，充分发挥信息化在档案管理、保管和利用中的作用，为学校乃至社会提供优质、快捷的档案信息服务。

二、总体目标

以建设山东财经大学数字化档案馆为目标，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进公共服务为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等方面的建设，着力打造学校档案信息共享交换网络平台，大力推进学校档案信息化进程，实现数字化档案馆的基本功能，建成山东财经大学数字化档案馆。

（一）数字化档案馆的基本要求

1．在办公自动化网络技术平台环境下，采集和接收校园网内各应用系统中传输、运转、处理完毕后的电子文件数据，通过建立基础数据库，建设为学校各部门提供电子文件的长久存储、管理、利用等服务的信息系统，确保在校园网各应用系统中运行的电子文件数据完整、安全地得到采集与妥善保存。

2．建立档案服务利用网站，提供现行公开文件、开放档案目录等公开信息的网上查询阅览服务。学校师生员工和社会公众可以通过互联网与我校档案馆办理相关档案查询认证等业务。

（二）数字化档案馆的基本功能

1．数据采集功能

通过电子文件网上报送系统软件，依托电子文件归档交换平台，多层面、多门类采集校园网内必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案，接收应归档单位移交的电子档案，利用数据库技术建成综合档案资源库。

2．数据保存功能

通过磁盘、光盘等多种技术手段，对采集到的各类信息在备份的基础上进行永久保存，形成校园网数据备份基地之一。

3．数据利用功能

对校园网的各用户提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析及挖掘服务，建成校园信息综合查询系统。依托校园网，建立档案信息网站，为学校师生员工和社会公众服务。

4．数据管理功能

对各类电子档案实行系统化管理，实现档案的检验、标引、分类、排序，目录生成，数据统计，信息组织和输出打印；并运用身份认证、访问控制技术以及保密管理手段等来确保电子档案信息的安全及合理利用，保障系统电子档案信息的安全。

5．数据宣传功能

充分利用数字化档案馆保管的各种数字档案资源，对山东财经大学的历史进行挖掘，促进我校优秀传统文化的弘扬和传承。

三、主要任务

（一）档案信息化标准建设

1．坚持档案信息化建设标准先行的原则，依据国家信息化建设的有关规范和档案行业标准，研究制定全校统一的档案信息化工作技术规范。

2．加强信息化标准的贯彻落实，认真执行《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《电子文件归档与管理规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。

（二）档案信息化基础设施建设

1．加强学校电子档案管理系统硬件设施建设。档案馆服务器配置应满足海量数据存储，快速检索利用的要求；要完善档案数据库建设必备的存储和备份系统，以确保数据的安全；配备相应的计算机、扫描仪、传真机、打印机等硬件设备，达到文档管理一体化的要求。

2．加强学校电子文档管理系统软件建设。逐步完善学校档案管理软件系统建设，保障电子档案积累、收集的真实性、完整性、安全性和可识别性以及利用的方便性。

（三）档案信息资源建设

1．目录数据库建设：学校档案馆在逐步做好现藏档案目录录入的基础上，有计划、有步骤地充实目录数据库，建立目录数据检查审核制度，对全校档案定期进行目录数据质量检查，保证录入数据的规范。

2．全文数据库建设：按国家档案局行业标准《纸质档案数字化技术规范》，学校档案馆应稳步推进存量档案数字化和增量档案电子化，加快建设档案全文数据库，开发全文检索系统和多媒体信息检索系统。全文数据库结构设计应符合检索优先原则，通过关键字查询、语义查询，能够检索到基于内容的图像、视频、音频档案，完善服务功能。

3．多媒体数据库建设：在未来五年内，学校档案馆要逐步完成现藏重要音像、照片档案数字化处理工作，抢救和保护好档案原件，逐步完善多媒体档案数据库建设。

（四）档案管理应用系统建设

1．建立学校档案目录中心。学校档案馆要充分运用文档管理系统软件，不断壮大和扩展档案目录数据库。在此基础上，建立全校档案目录中心，实现档案资源的共享，并提供开放档案目录网上查询服务。

2．建立学校电子文件中心。学校档案馆根据学校办公自动化建设要求，同步规划学校电子文件中心建设，实现在线采集、接收电子文件，为各级领导决策服务。

学校各单位、部门要积极配合档案馆，做好档案软件文档管理系统与办公自动化系统的技术衔接工作，以保证系统间的无缝链接，依托校园网整合档案信息资源，构建档案信息共享平台。

（五）档案服务利用系统建设

建立档案服务利用系统，为全体师生校友提供“足不出户”的便捷服务。档案利用者可以远程登录档案馆的网上利用服务系统，通过网上注册、身份认证并提交相关材料后，可在线申请办理学历学位认证、中英文成绩证明等各项业务，档案馆工作人员后台审核通过后进行办理，并将办理进度在线告知用户，办完后通过快递送到用户手中。

（六）档案信息安全保障体系建设

建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。要建立健全档案信息安全制度，加强对计算机档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用磁盘、光盘等方式同步备份。采用相应的存储系统进行数据存储备份并严格进行管理。加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。档案局域网要与外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。要采取数据备份策略，建成存储系统容灾系统，确保档案信息数据的安全。学校各部门兼职档案员也要注重档案信息资源的安全，要建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中丢失、泄密事件的发生。

四、保障措施

（一）加强领导，明确职责

档案信息化建设是学校信息化建设的重要组成部分，必须与学校信息化整体建设同步规划、同步发展。各单位、部门要以对历史负责的态度，重视和支持学校档案信息化建设，加大领导力度，为学校档案信息化建设的发展提供支持。

（二）规范管理，注重实效

学校领导应加强对档案信息化建设的行政监督和宏观指导,制定相应的规范性文件和标准，保证各部门产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为,及时总结推广经验，促进学校档案信息化建设规范稳步开展。

（三）统筹规划，分类实施

档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署，要紧密围绕学校的中心工作展开，学校档案信息化工作要在省教育厅和省档案局的指导下，按统一的技术标准实施。

（四）加强培训，提高素质

不断加强档案业务人员的培训力度，提高档案队伍对档案信息化建设的认识，增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识，提高档案信息化建设的综合效益，为我校档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队