各部门、各单位：
根据《中华人民共和国档案法》《山东省档案管理条例》《档案管理违规违纪行为处分规定》和《山东财经大学档案管理办法》等法律法规和规章制度的要求，我校将启动2019年文件归档工作。各部门、各单位要认真做好本部门、本单位档案收集整理工作，受疫情影响档案移交时间推迟于2020年9月底前完成。（《工作通知》已在OA系统办公通知中发布）现将有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）2019年1月1日至12月31日间，学校在党政管理、科学研究、教学管理（其中教学计划、教学工作量、课程表，学生评价结果调查表包含2018-2019第一、二学期及期间的相关文件）、学科建设、合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料（含电子文件）。
（二）2019年毕业生（含研究生、本科生、成人教育学生）的录取大表、学籍登记表、在校成绩（包括二专业）（纸质版成绩单的右下角加盖教务处及学院公章）、毕业登记表、毕业生就业工作调配表、学位登记表、研究生学位申请表、审批表等（含电子文件）。
（三）2019年度学校重大活动(文字资料、照片、视频等)、基建项目、科研项目形成的文件材料、图表等（含电子文件）。
（四）学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成的对学校发展有纪念意义和保存价值的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、名人字画、礼品、印信、照片、证件、徽章等物品及其它有保存价值的实物档案。
（五）各学院、部各专业班级2019届毕业生大合影（纸质、电子均可）。
二、归档要求
（一）明确职责，部门立卷。随着学校改革、发展，各单位职能均有所调整。请各部门、各单位根据学校档案管理办法及各项要求，审定本单位文件材料，组织好本单位文件材料的整理、录入、归档工作，做好档案移交目录，尽快归档。
（二）提高质量，齐全完整。各部门、各单位要进一步提高文件归档质量，做到归档文件齐全、内容完整。要注意检查重要文件是否有相应的标识（例如加盖单位印章、领导人或经办人签字）、正式公文是否附件齐全，文件承办结果是否归档，文件用笔、打印是否符合归档要求等，确保归档文件内容完整、合格有效（请示文件，如有上级批复，务必附在一起），复印件原则上不得归档。
（三）各种载体，一并归档。除纸质载体外，各部门、各单位要加强对电子文件、声像材料等其他载体形式文件材料的收集归档力度，可以光盘、磁盘（带）、照片等形式进行物理归档。
（四）各部门、各单位要强化实物档案归档意识，加强实物档案的收集、整理、保护和归档工作。在办理档案实体移交手续时，请提前与档案馆联系，以便协调安排。
（五）任何单位和个人，不得将应归档案据为己有或延滞不归。对于无故拖延归档时间，拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照《档案管理违规违纪行为处分规定》，追究相关人员责任。
三、联系方式
燕山校区：联系电话：81793590；联系人：吕老师；联系地点：燕山校区图书馆楼202房间。邮箱：lv_sdie@163.com
舜耕校区：联系电话：82617805；联系人；方老师；联系地点：舜耕校区办公楼313房间。
另外：疫情期间，老师们不方便面对面交流，为了不影响学校的档案收集工作方便交流，请各部门、各学院选一名兼职档案管理人员扫码加入档案管理员QQ群(群昵称：单位+姓名）。
谢谢配合！
温馨提示：文件归档请提前与档案馆老师联系，疫情期间交接档案时请根据学校要求做好防护！谢谢配合！
档案馆（校史办公室）
2020年6月10日
